Nebenkostenabrechnung Frist: Bis wann der Vermieter abrechnen muss

Nebenkostenabrechnung Frist: 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum

Über die Vorauszahlungen auf die Nebenkosten muss der Vermieter jährlich abrechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Die Abrechnung muss Dir spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Der Abrechnungszeitraum muss nicht das Kalenderjahr sein. Steht in Deinem Mietvertrag etwa Juli bis Juni, verschiebt sich die Frist entsprechend.

Abrechnungszeitraum	Abrechnung muss bei Dir sein bis	Wochentag	Stand
1.1. bis 31.12.2024	31. Dezember 2025	Mittwoch	abgelaufen
1.1. bis 31.12.2025	31. Dezember 2026	Donnerstag	läuft jetzt ab
1.1. bis 31.12.2026	31. Dezember 2027	Freitag	offen
1.7.2025 bis 30.6.2026	30. Juni 2027	Mittwoch	offen

Das Gesetz spricht von Betriebskosten. Gemeint sind die laufenden Kosten, die dem Eigentümer durch das Grundstück und den Gebrauch des Gebäudes entstehen (§ 556 Abs. 1 BGB). Welche das sind, listet § 2 der Betriebskostenverordnung auf, etwa Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Müllabfuhr, Gebäudereinigung und Gartenpflege. Im Alltag heißen sie meist Nebenkosten. Für die Frist macht das keinen Unterschied.

Was zählt: Zugang bei Dir und eine formell ordnungsgemäße Abrechnung

Zugang statt Briefdatum: Eine Erklärung unter Abwesenden wird erst wirksam, wenn sie dem Empfänger zugeht (§ 130 Abs. 1 BGB). Bei einem Brief ist das in der Regel der Einwurf in Deinen Briefkasten zu einer Zeit, zu der man ihn noch leert. Eine Abrechnung, die am Abend des 31. Dezember eingeworfen wird, kann deshalb zu spät sein. Geht der Brief auf dem Postweg verloren oder kommt er verspätet an, ist das grundsätzlich das Risiko des Vermieters (BGH, Urteil vom 21. Januar 2009, VIII ZR 107/08, Pressemitteilung Nr. 016/2009).

Formell ordnungsgemäß: Die Frist wahrt nur eine Abrechnung, die formell den Anforderungen genügt. Nach dem Bundesgerichtshof muss sie eine aus sich heraus verständliche, geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten, damit Du Deinen Anteil gedanklich und rechnerisch nachprüfen kannst (BGH, Pressemitteilung Nr. 025/2018). Dazu gehören:

1. der Abrechnungszeitraum,
2. die Gesamtkosten je Kostenart,
3. der Umlageschlüssel und, wo er nicht selbsterklärend ist, eine Erläuterung,
4. die Berechnung Deines Anteils,
5. der Abzug Deiner Vorauszahlungen und das Ergebnis, also Nachzahlung oder Guthaben.

Rechenfehler oder einzelne falsche Positionen machen eine Abrechnung meist nur inhaltlich falsch, nicht formell unwirksam. Dagegen helfen Deine Einwendungen (siehe unten).

Keine Teilabrechnung: Der Vermieter muss nicht in Teilen abrechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Er darf also abwarten, bis alle Kosten des Jahres feststehen, aber nicht über die 12 Monate hinaus.

Nebenkostenabrechnung zu spät: was das für Dich heißt

Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Die Pflicht zur Abrechnung entfällt damit nicht.

Situation	Was gilt
Abrechnung kommt zu spät und weist eine Nachzahlung aus	Du musst nicht zahlen, außer der Vermieter belegt, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat
Abrechnung kommt zu spät und weist ein Guthaben aus	Das Guthaben steht Dir zu, der Vermieter muss es auszahlen oder verrechnen
Vermieter korrigiert nach Fristablauf zu Deinen Lasten	nicht mehr möglich; Korrekturen zu Deinen Gunsten bleiben möglich
Du hast eine verspätete Nachforderung schon bezahlt	Du kannst den Betrag in der Regel zurückverlangen
Gar keine Abrechnung, Mietverhältnis läuft	Du hast einen Anspruch auf die Abrechnung und kannst laufende Vorauszahlungen zurückhalten, bis sie vorliegt
Gar keine Abrechnung, Mietverhältnis beendet	Du kannst die Vorauszahlungen des betroffenen Zeitraums zurückverlangen, wenn der Vermieter nicht abrechnet

Eine verspätete Abrechnung ist für Dich also nicht wertlos. Sie zeigt, ob Du Geld zurückbekommst, und sie ist Grundlage für eine Anpassung der künftigen Vorauszahlungen (§ 560 Abs. 4 BGB).

Ausnahmen: wann der Vermieter trotzdem noch nachfordern darf

Die Ausnahme ist eng. Der Vermieter muss konkret darlegen und beweisen, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15, Pressemitteilung Nr. 011/2017).

Eigentumswohnung, Hausverwaltung rechnet zu spät ab: Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist abrechnen, wenn der Beschluss der Eigentümer über die Jahresabrechnung noch fehlt. Ein Verschulden des Verwalters der Eigentümergemeinschaft muss er sich zwar grundsätzlich nicht zurechnen lassen. Er muss aber vortragen, was er selbst unternommen hat, sobald absehbar war, dass die Unterlagen nicht rechtzeitig kommen. Im entschiedenen Fall reichte der Hinweis auf eine abberufene Verwaltung nicht (BGH, Pressemitteilung Nr. 011/2017).

Klausel „Abrechnung erst nach Beschluss der Eigentümerversammlung“: Eine solche Vereinbarung verschiebt die Frist nicht. Abweichungen von § 556 Abs. 3 BGB zum Nachteil des Mieters sind unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).

Weitere Fälle, die in Betracht kommen:

• Die Gemeinde setzt die Grundsteuer nachträglich und rückwirkend fest. Der Vermieter muss dann zügig nach Kenntnis abrechnen.
• Du hast die Ablesung eines Zählers verhindert.
• Kein Entschuldigungsgrund ist dagegen in der Regel, dass ein vom Vermieter beauftragter Messdienst oder Abrechnungsdienstleister zu spät liefert.

Entfällt das Hindernis, muss der Vermieter die Abrechnung zügig nachholen.

Deine Frist: Einwendungen bis 12 Monate nach Zugang

Auch Du hast eine Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung musst Du dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach kannst Du sie nicht mehr geltend machen, außer Du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB).

Beispiel: Die Abrechnung für 2025 geht Dir am 15. Juni 2026 zu. Deine Einwendungen müssen dann bis zum 30. Juni 2027 beim Vermieter sein. Die Frist läuft auch, wenn Du die Nachzahlung schon bezahlt hast.

So gehst Du vor:

• Benenne jede beanstandete Position und den Grund, ein pauschales „ich widerspreche“ reicht nicht.
• Schicke die Einwendungen so, dass Du den Zugang beweisen kannst, etwa durch Übergabe gegen Quittung oder einen Boten.
• Ein Muster brauchst Du nicht. Wichtig sind Datum, Mietobjekt, Abrechnungszeitraum und die einzelnen Punkte.

Belegeinsicht: Der Vermieter muss Dir auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren, die der Abrechnung zugrunde liegen. Er darf sie auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Bei verbrauchsabhängigen Heizkosten kannst Du auch die Verbrauchswerte der anderen Wohnungen einsehen, ein besonderes Interesse musst Du dafür nicht darlegen. Solange der Vermieter die Einsicht zu Unrecht verweigert, musst Du die Nachzahlung nicht leisten (BGH, Urteil vom 7. Februar 2018, VIII ZR 189/17, Pressemitteilung Nr. 025/2018).

Kurz prüfen, bevor die Frist abläuft:

1. Umlagefähig? Nur Kostenarten aus § 2 BetrKV, die im Mietvertrag vereinbart sind.
2. Umlageschlüssel: Ohne Vereinbarung nach Wohnfläche, verbrauchsabhängige Kosten nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne Vereinbarung der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft, solange er nicht billigem Ermessen widerspricht (§ 556a Abs. 3 BGB).
3. Heizkosten: Werden sie nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, obwohl das vorgeschrieben ist, darfst Du Deinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
4. Wirtschaftlichkeit: Der Vermieter muss den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Auffällige Sprünge gegenüber dem Vorjahr sind ein Anlass für die Belegeinsicht.
5. Vorauszahlungen: Stimmen die abgezogenen Beträge mit dem überein, was Du tatsächlich gezahlt hast?

Nachzahlung: Musst Du in 14 oder 30 Tagen zahlen?

§ 556 BGB nennt keine eigene Zahlungsfrist. Die Nachzahlung wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig, Dir steht aber eine angemessene Zeit zur Prüfung zu. In Verzug kommst Du spätestens, wenn Du nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang zahlst. Als Verbraucher gilt das nur, wenn die Abrechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Früher kommst Du in Verzug, wenn der Vermieter Dich nach Fälligkeit mahnt (§ 286 Abs. 1 BGB).

Die 14 Tage, die viele Abrechnungen nennen, sind ein Zahlungsziel des Vermieters und keine gesetzliche Frist. Bist Du mit einzelnen Positionen nicht einverstanden, kannst Du den unstreitigen Teil zahlen und Deine Einwendungen schriftlich mitteilen. Nach der Abrechnung dürfen beide Seiten die Vorauszahlungen in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das ist keine Mieterhöhung; was bei einer Erhöhung der Kaltmiete gilt, steht im Ratgeber Mieterhöhung.

Nebenkostenabrechnung nach Auszug

Ziehst Du aus, gilt dieselbe Frist. Der Vermieter muss nicht vorzeitig abrechnen, denn Teilabrechnungen schuldet er nicht (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Ziehst Du etwa am 30. April 2026 aus, bekommst Du die Abrechnung für Januar bis April 2026 zusammen mit der Jahresabrechnung 2026, spätestens bis 31. Dezember 2027.

Drei Punkte helfen Dir:

• Neue Adresse mitteilen: Schriftlich, damit die Abrechnung Dich erreicht.
• Kaution: Der Vermieter darf einen angemessenen Teil bis zur Abrechnung zurückbehalten, orientiert an der zu erwartenden Nachzahlung, nicht die ganze Kaution.
• Zählerstände: Halte sie im Übergabeprotokoll fest.

Wann Du selbst kündigen kannst und wann das Mietverhältnis endet, erklärt der Ratgeber Kündigungsfrist Wohnung.

Verjährung: wie lange Nachzahlung und Guthaben durchsetzbar sind

Die Abrechnungsfrist und die Verjährung sind zwei verschiedene Dinge. Die Abrechnungsfrist entscheidet, ob der Vermieter überhaupt nachfordern darf. Die Verjährung entscheidet, wie lange ein entstandener Anspruch durchsetzbar ist. Für Nachzahlung und Guthaben gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon weiß (§ 199 Abs. 1 BGB). Weil der Anspruch erst mit der Abrechnung entsteht, verjährt eine Nachzahlung aus der Abrechnung 2025, die Dir 2026 zugeht, mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Eine Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB), eine Abschlagszahlung lässt sie neu beginnen (§ 212 Abs. 1 BGB). Mehr dazu im Ratgeber Verjährung.

Aufbewahren: Hebe Abrechnung, Belege und Zahlungsnachweise mindestens auf, bis Deine Einwendungsfrist und die Verjährung abgelaufen sind.

Gewerberäume: andere Regeln

Für Läden, Büros und Praxen gilt § 556 BGB nicht. § 578 BGB, der bestimmt, welche Wohnraumregeln auch für andere Räume gelten, nennt ihn nicht. Die Abrechnungsfrist mit Ausschluss von Nachforderungen und die Einwendungsfrist gelten deshalb nicht kraft Gesetzes. Maßgeblich ist, was im Mietvertrag steht. Ohne Regel bleibt der Vermieter zur Abrechnung in angemessener Zeit verpflichtet.

Für Vermieter: so hältst Du die Frist

1. Unterlagen früh anfordern: Rechnungen, Grundsteuerbescheid, Messdienstabrechnung.
2. Verwaltung erinnern: Rechnet die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft spät ab, frage nach und dokumentiere das. Ohne eigene Bemühungen hilft Dir die Ausnahme nicht (BGH, Pressemitteilung Nr. 011/2017).
3. Notfalls ohne Beschluss abrechnen: Der Beschluss der Eigentümer ist keine Voraussetzung für die Abrechnung gegenüber dem Mieter.
4. Formell sauber abrechnen: Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Anteil, Vorauszahlungen.
5. Zugang beweisbar machen: Übergabe gegen Quittung oder Bote, mit ausreichendem Abstand zum 31. Dezember.
6. Belege bereithalten: Auf Verlangen musst Du Einsicht gewähren, auch elektronisch (§ 556 Abs. 4 BGB).

Weitere Themen rund um Miete, Kündigung und Kaution findest Du in der Übersicht Mietrecht.