BEM-Gespräch: Ablauf, Deine Rechte und was Du sagen musst

Was ist ein BEM-Gespräch?

BEM steht für betriebliches Eingliederungsmanagement. Das Gesetz beschreibt es als Klärung, wie Deine Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden kann, mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann und wie Dein Arbeitsplatz erhalten bleibt (§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX). Diese Klärung führt Dein Arbeitgeber mit Dir und, falls vorhanden, mit dem Betriebsrat oder Personalrat, bei schwerbehinderten Beschäftigten zusätzlich mit der Schwerbehindertenvertretung.

Das BEM-Gespräch ist der Ort, an dem diese Klärung stattfindet. Meist bleibt es nicht bei einem Termin: Auf ein Erstgespräch folgen oft Abklärungen, die Umsetzung von Maßnahmen und ein Gespräch, in dem Ihr prüft, ob sie wirken. Einen festen Ablauf schreibt das Gesetz nicht vor. Die Deutsche Rentenversicherung spricht von einem ergebnisoffenen Suchprozess; der Gesetzgeber hat bewusst auf Vorgaben zur Form verzichtet.

Ein BEM-Gespräch ist kein Personalgespräch über Deine Fehlzeiten und keine Abmahnung. Es geht darum, was sich an Deiner Arbeit ändern lässt, damit Du gesund arbeiten kannst.

Ab wann muss Dein Arbeitgeber ein BEM anbieten?

Die Pflicht entsteht, wenn Du innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig warst (§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX). Dabei gilt:

• Kein Kalenderjahr: Das Bundesarbeitsgericht schaut auf die zurückliegenden 365 Tage, gerechnet ab dem Tag, an dem die sechs Wochen überschritten werden (BAG, Urteil vom 18.11.2021, 2 AZR 138/21, Rn. 20).
• Kurzerkrankungen zählen zusammen: Die Tage müssen nicht am Stück anfallen. Viele kurze Krankmeldungen reichen, wenn sie zusammen über sechs Wochen liegen. Wie die sechs Wochen bei einer Fünf-Tage-Woche in Arbeitstagen zu zählen sind, ist im Gesetz nicht geregelt.
• Der Grund ist egal: Rückenschmerzen, eine Operation, eine psychische Erkrankung oder ein Unfall zählen gleich.
• Neu seit 30. Juli 2026: Das Gesetz nennt zusätzlich Zeiten, in denen Du teilweise arbeitsunfähig bist (Art. 2b GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz vom 24.07.2026, BGBl. 2026 I Nr. 228). Die ärztlich festgestellte Teilarbeitsunfähigkeit von 25, 50 oder 75 Prozent nach dem neuen § 44c SGB V gibt es allerdings erst ab dem 1. Januar 2028 (Art. 8 Abs. 3 des Gesetzes).

Rechenbeispiel: Du bist im Februar 3 Wochen krankgeschrieben, im Juni 2 Wochen und im Oktober noch einmal 2 Wochen. Mit der Krankmeldung im Oktober liegst Du innerhalb von zwölf Monaten bei 7 Wochen und damit über der Grenze. Ab diesem Zeitpunkt muss Dein Arbeitgeber Dir ein BEM anbieten.

Für welche Arbeitgeber gilt das? Für alle, unabhängig von Betriebsgröße und Branche, so auch die Deutsche Rentenversicherung. Das gilt auch, wenn es keinen Betriebsrat gibt, und auch für Teilzeitkräfte. Ob ein BEM schon in den ersten sechs Monaten des Arbeitsverhältnisses nötig ist, wird unterschiedlich beurteilt; Folgen für eine Kündigung hat ein fehlendes BEM dort aber in der Regel nicht, weil das Kündigungsschutzgesetz noch nicht gilt (§ 1 Abs. 1 KSchG).

Wiederholung: Warst Du nach einem abgeschlossenen BEM innerhalb eines Jahres erneut länger als sechs Wochen krank, muss Dein Arbeitgeber grundsätzlich ein neues BEM anbieten (BAG, Urteil vom 18.11.2021, 2 AZR 138/21, Leitsatz).

Kein eigener Anspruch: Du kannst ein BEM anregen, aber nicht einklagen. Das Bundesarbeitsgericht sieht in § 167 Abs. 2 SGB IX keinen Individualanspruch auf Einleitung und Durchführung (BAG, Urteil vom 07.09.2021, 9 AZR 571/20). Der Betriebsrat oder Personalrat und bei schwerbehinderten Menschen die Schwerbehindertenvertretung können die Klärung dagegen verlangen (§ 167 Abs. 2 Satz 7 SGB IX).

Die Einladung: was drinstehen muss

Das BEM beginnt mit einer Einladung, meist schriftlich. Bevor Du zustimmst, muss Dein Arbeitgeber Dich auf zwei Dinge hinweisen (§ 167 Abs. 2 Satz 4 SGB IX):

• die Ziele des BEM,
• Art und Umfang der Daten, die dafür erhoben und verwendet werden.

Außerdem gehört in die Einladung, dass die Teilnahme freiwillig ist und dass Du eine Vertrauensperson Deiner Wahl hinzuziehen kannst. Fehlen die Hinweise auf Ziele und Daten, ist das Angebot nicht ordnungsgemäß. Lehnst Du ein solches Angebot ab, kann sich Dein Arbeitgeber später nicht darauf berufen (BAG, Urteil vom 24.03.2011, 2 AZR 170/10).

Oft liegen ein Antwortbogen, eine Datenschutzerklärung und eine Erklärung zur Schweigepflicht bei. Eine Schweigepflichtentbindung für Deine Ärzte ist freiwillig und kann auf einzelne Punkte beschränkt werden.

Musst Du am BEM-Gespräch teilnehmen?

Nein. Das BEM findet nur mit Deiner Zustimmung und Beteiligung statt (§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX). Du kannst auch zustimmen und Dich später anders entscheiden, oder nur einzelnen Beteiligten zustimmen, etwa dem Betriebsrat, aber nicht dem direkten Vorgesetzten.

Ob Du zustimmen solltest, hängt von Deiner Lage ab. Die rechtlichen Folgen sind in dieser Tabelle zusammengefasst:

Deine Entscheidung	Was passiert	Bedeutung bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung
Du stimmst zu	Gespräche finden statt, Maßnahmen werden besprochen und umgesetzt	Werden sinnvolle Maßnahmen gefunden, muss der Arbeitgeber sie grundsätzlich erst umsetzen
Du lehnst nach ordnungsgemäßer Einladung ab	Kein BEM	Das fehlende BEM wirkt sich für den Arbeitgeber nicht nachteilig aus, es ist "kündigungsneutral" (BAG, 2 AZR 170/10)
Du lehnst ab, die Einladung war fehlerhaft	Kein BEM	Der Arbeitgeber steht so, als hätte er kein BEM angeboten, und trägt die erweiterte Darlegungslast (BAG, 2 AZR 170/10; 2 AZR 138/21, Rn. 16)
Du bittest um einen späteren Termin	BEM wird verschoben	Kein Nachteil, solange Du mitwirkst
Du brichst ein laufendes BEM ab	BEM endet	Das spricht grundsätzlich dagegen, dass ein BEM mildere Mittel als die Kündigung ergeben hätte (BAG, 2 AZR 138/21, Rn. 16)

Nachteile für Arbeitnehmer entstehen weniger durch das Gespräch selbst als durch zu viele Gesundheitsdetails oder die pauschale Ablehnung jeder Maßnahme. Wer mitmacht und eigene Vorschläge einbringt, steht bei einer späteren Kündigung meist besser da.

Ablauf des BEM-Gesprächs

Weil das Gesetz keinen Ablauf vorgibt, regeln viele Betriebe das BEM in einer Betriebsvereinbarung. Der Betriebsrat hat dabei mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 1, 6 und 7 BetrVG; BAG, Beschluss vom 22.03.2016, 1 ABR 14/14). Frag nach, ob es eine solche Vereinbarung gibt. Typisch sind diese Schritte:

1. Einladung und Zustimmung: Du erhältst die Einladung mit den Hinweisen und entscheidest, ob und mit wem Du teilnimmst.
2. Erstgespräch: Ihr klärt, wie es Dir geht, welche Tätigkeiten Dir schwerfallen und ob die Arbeit selbst zur Erkrankung beiträgt.
3. Analyse: Je nach Fall folgen eine Begehung des Arbeitsplatzes, eine Einschätzung durch den Betriebsarzt oder die Einbindung von Reha-Trägern.
4. Maßnahmen vereinbaren: Ihr legt fest, was sich ändern soll, wer es umsetzt und bis wann.
5. Umsetzung und Überprüfung: Nach einiger Zeit prüft Ihr in einem weiteren Gespräch, ob die Maßnahmen wirken.
6. Abschluss: Das BEM endet mit einem Ergebnis. Das kann eine Maßnahme sein, aber auch die Feststellung, dass keine nötig ist (etwa nach einem ausgeheilten Knochenbruch) oder dass keine Maßnahme Erfolg verspricht.

Mögliche Maßnahmen sind zum Beispiel ein höhenverstellbarer Schreibtisch, technische Hilfsmittel, weniger Nacht- oder Wechselschichten, eine Reduzierung der Arbeitszeit, Homeoffice-Anteile, ein Wechsel in eine andere Abteilung, eine Umschulung oder eine medizinische Reha. Kommen Leistungen zur Teilhabe in Betracht, zieht Dein Arbeitgeber die Rehabilitationsträger hinzu, bei schwerbehinderten Beschäftigten das Integrationsamt (§ 167 Abs. 2 Satz 5 SGB IX).

Wann gilt ein BEM als gescheitert? Wenn Ihr zu dem Ergebnis kommt, dass keine Maßnahme Deine Fehlzeiten voraussichtlich senkt, oder wenn Du Deine Zustimmung zurückziehst. Lass Dir das Ergebnis schriftlich geben, damit später klar ist, was besprochen wurde.

Wer ist beim BEM-Gespräch dabei?

Beteiligte	Wann dabei	Grundlage
Du	immer, ohne Dich kein BEM	§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX
Arbeitgeber, meist Personalabteilung oder BEM-Beauftragte	immer	§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX
Betriebsrat oder Personalrat	wenn vorhanden und Du einverstanden bist	§ 167 Abs. 2 Satz 1, § 176 SGB IX; BAG, 1 ABR 14/14
Schwerbehindertenvertretung	bei schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten	§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX
Vertrauensperson Deiner Wahl	wenn Du es möchtest	§ 167 Abs. 2 Satz 2 SGB IX
Betriebsarzt	soweit erforderlich	§ 167 Abs. 2 Satz 3 SGB IX
Rehabilitationsträger, Integrationsamt	wenn Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen in Betracht kommen	§ 167 Abs. 2 Satz 5 SGB IX
direkte Vorgesetzte	nur wenn es sinnvoll ist und Du zustimmst	keine gesetzliche Regel

Vertrauensperson: Seit Juni 2021 darfst Du eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen. Das kann ein Familienmitglied, eine Kollegin oder ein Gewerkschaftsvertreter sein. Ob auch ein Rechtsanwalt als Vertrauensperson teilnehmen darf, ist nicht abschließend geklärt. Kündige die Begleitung vorher an.

Was Du beim BEM-Gespräch sagen solltest und was nicht

Die Frage "Was darf ich beim BEM-Gespräch nicht sagen?" stellt sich fast jeder. Verboten ist im BEM nichts, aber Du musst nicht alles sagen. Eine gute Faustregel: offen über die Auswirkungen auf die Arbeit, zurückhaltend bei medizinischen Details.

Sinnvoll zu besprechen:

• welche Tätigkeiten Du gut erledigen kannst und welche derzeit nicht,
• welche Belastungen am Arbeitsplatz Deine Beschwerden verstärken, etwa Heben, langes Stehen, Lärm, Schichtwechsel oder Zeitdruck,
• was Dir helfen würde, mit konkreten Vorschlägen,
• ob eine Reha, eine Behandlung oder eine stufenweise Wiedereingliederung geplant ist.

Was Du nicht sagen musst:

• Deine Diagnose, Medikamente oder Einzelheiten der Behandlung,
• private Umstände, die mit der Arbeit nichts zu tun haben,
• Einschätzungen, für die Du Bedenkzeit brauchst. Du darfst sagen, dass Du Dich später äußerst.

Das gilt auch bei psychischen Erkrankungen wie Depression oder Burnout. Du kannst beschreiben, dass Dir Konzentration oder Mehrfachbelastung derzeit schwerfallen, ohne den medizinischen Namen zu nennen.

Typische Fragen im Gespräch drehen sich um Deine Einschränkungen, mögliche Ursachen im Betrieb, Deine Vorschläge und darum, was Du selbst tust, etwa eine laufende Behandlung. Überlege Dir die Antworten vorher in eigenen Worten.

Datenschutz: Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Im Arbeitsverhältnis darf der Arbeitgeber sie ohne Deine ausdrückliche Einwilligung nur verarbeiten, soweit das zur Ausübung von Rechten oder Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht oder Sozialrecht erforderlich ist und Deine schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen (§ 26 Abs. 3 BDSG). Die Unterlagen aus dem BEM gehören nicht ungeschützt in die Personalakte. Der Betriebsarzt unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht.

Wird im BEM-Gespräch über eine Abfindung gesprochen? Dafür ist das BEM nicht gedacht. Kommt das Thema trotzdem auf oder liegt Dir ein Aufhebungsvertrag vor, unterschreibe nicht im Gespräch. Ein Aufhebungsvertrag kann Folgen für Dein Arbeitslosengeld haben; was Du vorher prüfen solltest, erklärt der Ratgeber Aufhebungsvertrag.

BEM-Gespräch vorbereiten: Checkliste

BEM-Gespräch während der Krankheit: verschieben oder absagen?

Ein BEM-Gespräch kann auch während der Arbeitsunfähigkeit stattfinden, wenn Du zustimmst und Dich dazu in der Lage fühlst, etwa um eine stufenweise Wiedereingliederung früh zu planen.

Fühlst Du Dich nicht in der Lage, kannst Du um einen späteren Termin bitten. Schreib das kurz und sachlich, nenne den Grund ohne Diagnose und signalisiere, dass Du grundsätzlich bereit bist. Zu einem gewöhnlichen Personalgespräch während der Arbeitsunfähigkeit kann der Arbeitgeber Dich nur ausnahmsweise in den Betrieb bestellen, wenn ein dringender betrieblicher Anlass besteht und Deine Anwesenheit dringend erforderlich und zumutbar ist (BAG, Urteil vom 02.11.2016, 10 AZR 596/15). Für das BEM kommt hinzu, dass es ohnehin nur mit Deiner Zustimmung stattfindet.

Eine feste Frist zwischen Einladung und Gespräch gibt es nicht. Du solltest genug Zeit haben, Dich vorzubereiten und eine Begleitung zu organisieren.

Arbeitszeit und Gehalt: Wer zahlt während des BEM?

• Das Gespräch selbst: Findet es während Deiner Arbeitszeit statt, läuft Dein Gehalt weiter.
• Während Du krankgeschrieben bist: Dein Arbeitgeber zahlt bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung (§ 3 Abs. 1 EntgFG), danach zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld (§ 44 SGB V). Das BEM ändert daran nichts. Einzelheiten, etwa bei derselben Krankheit, findest Du im Ratgeber Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
• Während einer stufenweisen Wiedereingliederung: Du giltst weiter als arbeitsunfähig (§ 74 SGB V spricht von "arbeitsunfähigen Versicherten"). In der Regel erhältst Du Krankengeld oder nach einer Reha Übergangsgeld; der Arbeitgeber muss für die stundenweise Tätigkeit grundsätzlich kein Gehalt zahlen.

BEM und Wiedereingliederung: der Unterschied

Beides wird oft verwechselt. Die stufenweise Wiedereingliederung, auch Hamburger Modell genannt, kann ein Ergebnis des BEM sein, ist aber ein eigenes Instrument.

Merkmal	BEM	Stufenweise Wiedereingliederung
Rechtsgrundlage	§ 167 Abs. 2 SGB IX	§ 74 SGB V, § 44 SGB IX
Auslöser	mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit in zwölf Monaten	ärztliche Feststellung, dass Du Deine Tätigkeit teilweise ausüben kannst
Wer stößt es an	der Arbeitgeber	in der Regel der Arzt, auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Ziel	Ursachen klären, Maßnahmen finden, Arbeitsplatz erhalten	schrittweise Rückkehr mit steigender Stundenzahl
Dein Status	arbeitsfähig oder arbeitsunfähig	weiter arbeitsunfähig
Freiwillig	ja, für Dich	ja, auch der Arbeitgeber muss zustimmen

Nach § 74 SGB V soll Dein Arzt spätestens ab sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit regelmäßig feststellen, ob eine stufenweise Wiedereingliederung möglich ist. Die sechs Wochen sind also für beide Instrumente eine wichtige Schwelle.

BEM-Gespräch und Kündigung

Ist das BEM eine Vorstufe zur Kündigung? Nein. Ziel ist, den Arbeitsplatz zu erhalten. Richtig ist aber, dass das BEM bei einer krankheitsbedingten Kündigung eine große Rolle spielt, und dass manche Arbeitgeber es auch deshalb anbieten.

Kündigung ohne BEM: Das BEM ist keine formelle Voraussetzung für eine Kündigung. Es konkretisiert aber den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Hat Dein Arbeitgeber kein BEM angeboten, obwohl er musste, muss er im Kündigungsschutzprozess darlegen und beweisen, dass auch ein BEM die Fehlzeiten nicht hätte verringern und das Arbeitsverhältnis nicht hätte erhalten können (BAG, Urteil vom 18.11.2021, 2 AZR 138/21, Rn. 13). Das gelingt Arbeitgebern oft nicht. Die Kündigung muss sich nach dem Kündigungsschutzgesetz durch Gründe in Deiner Person rechtfertigen lassen (§ 1 Abs. 2 KSchG).

Wie viele BEM-Gespräche bis zur Kündigung? Eine feste Zahl gibt es nicht. Ob eine krankheitsbedingte Kündigung wirksam ist, prüfen die Gerichte in mehreren Stufen: negative Prognose für künftige Fehlzeiten, erhebliche Beeinträchtigung betrieblicher Interessen und eine Interessenabwägung. Das BEM wirkt dabei in die Frage hinein, ob es mildere Mittel als die Kündigung gibt. Wie die Prüfung im Einzelnen läuft, erklärt der Ratgeber Kündigung während Krankheit; die Voraussetzungen der fristgerechten Kündigung insgesamt findest Du unter ordentliche Kündigung.

Kleinbetrieb und Probezeit: Gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht, weil Dein Arbeitsverhältnis noch keine sechs Monate besteht (§ 1 Abs. 1 KSchG) oder Dein Betrieb in der Regel nicht mehr als zehn Arbeitnehmer hat (§ 23 Abs. 1 KSchG, für Arbeitsverhältnisse ab 2004), hat ein fehlendes BEM für die Kündigung meist keine Bedeutung.

Schwerbehinderung: Bist Du schwerbehindert oder gleichgestellt, braucht Dein Arbeitgeber für eine Kündigung zusätzlich die vorherige Zustimmung des Integrationsamts (§ 168 SGB IX). Diese Zustimmung ersetzt das BEM nicht: Sie begründet keine Vermutung, dass ein BEM die Kündigung nicht hätte verhindern können (BAG, Urteil vom 15.12.2022, 2 AZR 162/22).

Gekündigt worden? Dann zählt die Zeit. Gegen eine Kündigung musst Du innerhalb von drei Wochen nach Zugang Klage beim Arbeitsgericht erheben, sonst gilt sie in aller Regel als wirksam (§ 4, § 7 KSchG). Mehr dazu im Ratgeber Frist für die Kündigungsschutzklage.