Prokura und Prokurist: Was ein Prokurist darf und was nicht

Was ist Prokura?

Prokura kommt vom italienischen "procura", Vollmacht. Anders als bei einer gewöhnlichen Vollmacht nach dem BGB legt den Umfang das Gesetz fest: Die Prokura ermächtigt zu allen Arten von Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt (§ 49 Abs. 1 HGB). Gemeint ist irgendein Handelsgewerbe, nicht nur das eigene Geschäft des Unternehmens.

Der Zweck ist Rechtssicherheit. Wer mit einem Prokuristen verhandelt, muss nicht prüfen, was dieser intern darf. Ein Blick ins Handelsregister zeigt, dass Prokura besteht, und der gesetzliche Umfang gilt dann gegenüber jedem Geschäftspartner (§ 50 Abs. 1 HGB). Kurzdefinitionen zu Prokura, ppa. und Handlungsvollmacht findest Du auch im Glossar Gründung.

Was ist ein Prokurist und was macht er?

Der Prokurist ist meist ein Angestellter mit besonderer Vertrauensstellung. Er ist kein Organ der Gesellschaft wie der Geschäftsführer einer GmbH, darf das Unternehmen nach außen aber fast genauso weit vertreten. Typische Aufgaben:

• Verträge mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern verhandeln und unterschreiben,
• Kredite aufnehmen und Zahlungen freigeben,
• Mitarbeiter einstellen und entlassen,
• Prozesse für das Unternehmen führen und Anwälte beauftragen,
• den Inhaber oder die Geschäftsführung bei Abwesenheit vertreten.

Ist die Prokura auch im Verhältnis zum Arbeitgeber nicht unbedeutend, kann der Prokurist leitender Angestellter sein, für den das Betriebsverfassungsgesetz nicht gilt (§ 5 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 BetrVG).

Was darf ein Prokurist und was nicht?

Geschäft	Prokurist ohne Zusatzbefugnis	Hinweis
Verträge mit Kunden und Lieferanten schließen	ja	§ 49 Abs. 1 HGB
Darlehen aufnehmen	ja	anders als der Handlungsbevollmächtigte (§ 54 Abs. 2 HGB)
Mitarbeiter einstellen und kündigen	ja	§ 49 Abs. 1 HGB
Prozesse führen	ja	"gerichtliche Geschäfte" (§ 49 Abs. 1 HGB)
Grundstück kaufen	ja	§ 49 Abs. 2 HGB erfasst nur Veräußerung und Belastung
Grundstück verkaufen oder mit Grundschuld belasten	nein	nur mit besonderer Befugnis (§ 49 Abs. 2 HGB)
selbst Prokura erteilen	nein	nur Inhaber oder gesetzlicher Vertreter (§ 48 Abs. 1 HGB)
Prokura auf einen anderen übertragen	nein	§ 52 Abs. 2 HGB
Jahresabschluss unterzeichnen	nein	der Kaufmann unterzeichnet (§ 245 HGB)
Grundlagengeschäfte: Unternehmen verkaufen oder einstellen, Firma ändern, Gesellschafter aufnehmen	nein	gehören nicht zum "Betrieb" eines Handelsgewerbes
Insolvenzantrag für das Unternehmen stellen	nein
Geschäfte mit sich selbst	nein, außer es ist gestattet	§ 181 BGB

Innenbeschränkungen wirken nicht nach außen. Beispiel: Im Arbeitsvertrag steht, dass die Prokuristin Jana ohne Rücksprache nur Verträge bis 50.000 € schließen darf. Sie kauft eine Maschine für 80.000 €. Der Kaufvertrag bindet das Unternehmen trotzdem, weil die Beschränkung Dritten gegenüber unwirksam ist (§ 50 Abs. 1 HGB). Im Innenverhältnis hat Jana ihre Pflichten verletzt und kann dem Unternehmen zum Schadensersatz verpflichtet sein. Anders kann es liegen, wenn der Verkäufer den Missbrauch kannte oder mit Jana zusammengewirkt hat.

Arten der Prokura: Einzel-, Gesamt- und Filialprokura

Das HGB kennt drei Arten. Sie unterscheiden sich darin, ob der Prokurist allein handeln darf und für welchen Teil des Unternehmens.

Einzelprokura

Der Normalfall: Der Prokurist darf allein für das Unternehmen handeln. Wird nichts anderes bestimmt, ist die Prokura eine Einzelprokura.

Gesamtprokura

Die Prokura kann mehreren Personen gemeinschaftlich erteilt werden (§ 48 Abs. 2 HGB). Dann dürfen sie nur zusammen handeln, etwa zwei Prokuristen gemeinsam. Das Vier-Augen-Prinzip muss ebenfalls zum Handelsregister angemeldet werden (§ 53 Abs. 1 Satz 2 HGB). Möglich ist auch, dass ein Prokurist nur zusammen mit einem Geschäftsführer handeln darf, die sogenannte unechte oder gemischte Gesamtprokura.

Filialprokura

Die Prokura kann auf eine von mehreren Niederlassungen beschränkt werden. Das wirkt gegenüber Dritten nur, wenn die Niederlassungen unter verschiedenen Firmen betrieben werden; dafür genügt ein Zusatz, der die Firma als Firma der Zweigniederlassung kennzeichnet (§ 50 Abs. 3 HGB).

Prokura, Handlungsvollmacht, Generalvollmacht: der Unterschied

Merkmal	Prokura	Handlungsvollmacht	Generalvollmacht
Rechtsgrundlage	§§ 48 bis 53 HGB	§ 54 HGB	§§ 164 ff. BGB, keine Sonderregel
Wer erteilt	Kaufmann oder sein gesetzlicher Vertreter	Kaufmann für sein Handelsgewerbe	jede Person und jedes Unternehmen
Form	ausdrücklich (§ 48 Abs. 1 HGB)	formfrei, auch durch schlüssiges Verhalten	grundsätzlich formfrei (§ 167 Abs. 2 BGB)
Umfang	alle Geschäfte, die irgendein Handelsgewerbe mit sich bringt	Geschäfte, die ein derartiges Handelsgewerbe oder die erlaubten Geschäfte gewöhnlich mit sich bringen	wie in der Vollmacht bestimmt
Handelsregister	Anmeldung Pflicht (§ 53 HGB)	keine Eintragung	keine Eintragung
Beschränkbar nach außen	nein (§ 50 Abs. 1 HGB)	ja, wenn der Dritte die Beschränkung kannte oder kennen musste (§ 54 Abs. 3 HGB)	ja, durch den Inhalt der Vollmacht
Unterschrift	mit Prokura-Zusatz, üblich "ppa." (§ 51 HGB)	mit Vollmachtszusatz, üblich "i.V.", kein Prokura-Zusatz (§ 57 HGB)	üblich "i.V."
Grundstücke verkaufen oder belasten	nur mit besonderer Befugnis (§ 49 Abs. 2 HGB)	nur mit besonderer Befugnis, ebenso Darlehen, Wechsel und Prozesse (§ 54 Abs. 2 HGB)	je nach Vollmacht

Die Handlungsvollmacht gibt es in drei Stufen: für den ganzen Betrieb, für eine bestimmte Art von Geschäften, etwa den Einkauf, oder für einzelne Geschäfte (§ 54 Abs. 1 HGB). Wer in einem Laden oder offenen Warenlager angestellt ist, gilt kraft Gesetzes als ermächtigt zu den dort üblichen Verkäufen und Empfangnahmen (§ 56 HGB).

ppa, i.V., i.A.: richtig unterschreiben

Der Prokurist zeichnet, indem er der Firma seinen Namen mit einem Zusatz beifügt, der die Prokura andeutet (§ 51 HGB). Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Kürzel vor, üblich ist "ppa." für "per procura".

Zusatz	Bedeutung	Wer nutzt ihn	Beispiel
ppa.	per procura, mit Prokura	Prokuristen	Muster Maschinenbau GmbH, ppa. Jana Beispiel
i.V.	in Vertretung oder in Vollmacht	Handlungsbevollmächtigte und andere Bevollmächtigte (§ 57 HGB)	Muster Maschinenbau GmbH, i.V. Tim Probe
i.A.	im Auftrag	Mitarbeiter, die eine Erklärung ohne eigene Vertretungsmacht übermitteln	Muster Maschinenbau GmbH, i.A. Mia Test

Was passiert, wenn der Zusatz fehlt? Ergibt sich aus den Umständen, dass der Prokurist für das Unternehmen handelt, wirkt die Erklärung trotzdem für das Unternehmen (§ 164 Abs. 1 Satz 2 BGB). § 51 HGB ist nach verbreiteter Ansicht eine Ordnungsvorschrift. Unterschreibt er so, dass es wie ein eigenes Geschäft aussieht, kann er selbst verpflichtet sein (§ 164 Abs. 2 BGB).

Wer darf Prokura erteilen?

Nur der Inhaber eines Handelsgeschäfts, also ein Kaufmann, oder sein gesetzlicher Vertreter (§ 48 Abs. 1 HGB). Was für Kaufleute gilt, gilt auch für Handelsgesellschaften (§ 6 Abs. 1 HGB).

Prokura erteilen können:

• der eingetragene Kaufmann (e.K.) selbst; wie Du e.K. wirst, erklärt unsere Erklärseite zum eingetragenen Kaufmann, die Gründung des Einzelunternehmens begleiten wir für 259 € netto,
• OHG und KG durch ihre vertretungsberechtigten Gesellschafter; bei uns OHG gründen für 369 € netto und KG gründen für 469 € netto,
• GmbH und UG durch den Geschäftsführer (§ 35 Abs. 1 GmbHG); die GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG). Bei uns GmbH gründen für 319 € netto und UG gründen für 259 € netto,
• die Aktiengesellschaft durch den Vorstand.

Keine Prokura erteilen können Unternehmer, die kein Handelsgewerbe betreiben: Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag, Freiberufler und die GbR, auch die eingetragene GbR. Was die GbR ausmacht, erklärt der Ratgeber Was ist eine GbR?. Wer als Kleingewerbetreibender einen Vertreter braucht, kann eine gewöhnliche Vollmacht nach dem BGB erteilen. Eine Unterscheidung von Kleingewerbe, e.K. und Freiberufler findest Du in unserer Erklärseite "Was ist ein Einzelunternehmen?".

Alle Gründungspreise netto zzgl. MwSt. und Fremdkosten.

Prokura erteilen: Ablauf, Handelsregister und Kosten

1. Entscheidung: In der GmbH entscheiden die Gesellschafter über die Bestellung von Prokuristen (§ 46 Nr. 7 GmbHG). Dieser Beschluss betrifft das Innenverhältnis; fehlt er, ist die vom Geschäftsführer erteilte Prokura nach außen trotzdem wirksam.
2. Erteilung: Der Inhaber oder Geschäftsführer erklärt die Prokura ausdrücklich (§ 48 Abs. 1 HGB), gegenüber dem Prokuristen oder dem Geschäftspartner (§ 167 Abs. 1 BGB). Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor, schriftlich ist sie aber leichter nachzuweisen. Stillschweigend oder durch bloßes Dulden entsteht keine Prokura.
3. Anmeldung: Der Inhaber meldet die Erteilung zur Eintragung an, bei einer Gesamtprokura auch diese Ausgestaltung (§ 53 Abs. 1 HGB). Die Anmeldung wird elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht, also über einen Notar, auf Wunsch per Videokommunikation (§ 12 Abs. 1 HGB).
4. Eintragung: Das Registergericht trägt den Prokuristen ein und macht das bekannt.

Posten	Betrag	Grundlage
Notar: Entwurf und Beglaubigung der Anmeldung	ca. 127 € inkl. MwSt.	Geschäftswert 30.000 € (§ 105 Abs. 4 GNotKG, bei der GmbH 1 % des Stammkapitals, mindestens 30.000 €): 0,5-Gebühr 62,50 € (Nr. 24102 KV), XML 25 € (Nr. 22114 KV), Auslagen 17,50 € (Nr. 32005 KV), Dokumente ca. 2 €, zusammen ca. 107 € netto zzgl. 19 % MwSt.
Registergericht: Eintragung der Prokura	80 €	60 € (Nr. 4000 GV HRegGebV) plus ein Drittel Abrufgebühr 20 € (Nr. 6000)
jede weitere Prokura in derselben Anmeldung	60 € beim Register	45 € (Nr. 4001) plus 15 € (Nr. 6000)
Löschung der Prokura	80 € beim Register, dazu Notar	Nr. 4000 erfasst auch die Löschung

Nach unserer Rechnung kostet die Eintragung einer Prokura damit rund 210 €. Bei mehreren Prokuren in einer Anmeldung rechnet der Notar die Werte zusammen (§ 86 Abs. 2, § 35 Abs. 1 GNotKG), bei einer GmbH mit mehr als 3 Mio. € Stammkapital ist der Geschäftswert höher (§ 105 Abs. 4 Nr. 1 GNotKG).

Haftung: Haftet ein Prokurist mit seinem Privatvermögen?

Im Außenverhältnis grundsätzlich nein. Handelt der Prokurist im Rahmen seiner Vertretungsmacht, wirken seine Erklärungen unmittelbar für und gegen das Unternehmen (§ 164 Abs. 1 BGB). Vertragspartner ist dann das Unternehmen, nicht der Prokurist.

Persönlich haften kann er in diesen Fällen:

• Ohne Vertretungsmacht: Verkauft er zum Beispiel ein Grundstück ohne besondere Befugnis und genehmigt das Unternehmen den Vertrag nicht, haftet er dem Vertragspartner auf Erfüllung oder Schadensersatz (§ 179 Abs. 1 BGB).
• Gegenüber dem Arbeitgeber: Überschreitet er interne Grenzen oder verursacht er schuldhaft einen Schaden, kann er dem Unternehmen haften. Als Arbeitnehmer kommen ihm dabei die Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung zugute.
• Steuern: Wer als Verfügungsberechtigter auftritt, hat die steuerlichen Pflichten eines gesetzlichen Vertreters, soweit er sie erfüllen kann (§ 35 AO), und kann bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzungen haften (§ 69 AO).
• Unerlaubte Handlungen wie Betrug zulasten Dritter.

Keine Insolvenzantragspflicht: Die Pflicht zum Insolvenzantrag trifft die Mitglieder des Vertretungsorgans, also etwa den Geschäftsführer (§ 15a Abs. 1 InsO), nicht den Prokuristen. Was Geschäftsführern droht, erklärt der Ratgeber Insolvenzverschleppung.

Wann erlischt die Prokura?

• Widerruf: Die Prokura ist jederzeit widerruflich, unabhängig vom Anstellungsvertrag; der Anspruch auf die vertragliche Vergütung bleibt bestehen (§ 52 Abs. 1 HGB).
• Ende des Arbeitsverhältnisses: Mit dem zugrunde liegenden Rechtsverhältnis endet auch die Vollmacht (§ 168 Satz 1 BGB).
• Tod des Prokuristen: Die Prokura ist nicht übertragbar (§ 52 Abs. 2 HGB) und endet mit seinem Tod.
• Insolvenz: Mit der Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Unternehmen erlischt eine Vollmacht, die sich auf die Insolvenzmasse bezieht (§ 117 Abs. 1 InsO).
• Verkauf oder Einstellung des Geschäfts: Wechselt der Inhaber oder wird der Betrieb eingestellt, endet die Prokura in der Regel.
• Nicht beim Tod des Inhabers: Stirbt der Kaufmann, bleibt die Prokura bestehen (§ 52 Abs. 3 HGB).

Das Erlöschen ist wie die Erteilung zum Handelsregister anzumelden (§ 53 Abs. 2 HGB). Solange es nicht eingetragen und bekannt gemacht ist, kann das Unternehmen es einem Dritten, der davon nichts wusste, nicht entgegenhalten (§ 15 Abs. 1 HGB). Ein entlassener Prokurist kann das Unternehmen in dieser Zeit also noch binden. Melde die Löschung deshalb sofort an.

Prokurist werden: Voraussetzungen und Gehalt

Eine Ausbildung oder Prüfung zum Prokuristen gibt es nicht. Prokura bekommt, wem der Inhaber oder die Geschäftsführung so weit vertraut, dass er das Unternehmen nach außen fast unbeschränkt vertreten darf. Meist sind das erfahrene Führungskräfte aus Vertrieb, Finanzen oder Einkauf. Prokurist kann nur eine natürliche Person werden, nicht der Inhaber selbst.

Ein festes Prokuristen-Gehalt gibt es nicht. Die Vergütung richtet sich nach Position, Branche, Unternehmensgröße und Region und wird im Anstellungsvertrag vereinbart. Prokura ist ein Vertretungsrecht, kein Gehaltsbestandteil; sie kann widerrufen werden, ohne dass sich die Vergütung ändert (§ 52 Abs. 1 HGB).