Abmahnung im Arbeitsrecht: Was sie bedeutet und wie Du reagierst

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung ist die förmliche Beanstandung eines Fehlverhaltens im Arbeitsverhältnis. Das Bundesarbeitsgericht beschreibt zwei Seiten: Der Arbeitgeber weist Dich auf Deine vertraglichen Pflichten hin und hält fest, dass Du sie verletzt hast (Rüge- und Dokumentationsfunktion). Zugleich fordert er Dich zu vertragstreuem Verhalten auf und kündigt Folgen für den Fall an, dass es wieder passiert (Warnfunktion), so das BAG im Urteil vom 19.07.2012 (2 AZR 782/11, Rn. 20).

Im Gesetz steht die Abmahnung nur allgemein: Wer ein Dauerschuldverhältnis wegen einer Pflichtverletzung aus wichtigem Grund kündigen will, muss in der Regel vorher erfolglos abmahnen (§ 314 Abs. 2 BGB). Im Arbeitsrecht folgt das Abmahnungserfordernis vor allem aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Die Kündigung ist das letzte Mittel (BAG, Urteil vom 10.06.2010, 2 AZR 541/09, Rn. 35 bis 37).

Nicht verwechseln: Im Wettbewerbs- und Urheberrecht heißt Abmahnung etwas anderes. Dort fordert jemand, der eine Rechtsverletzung rügt, eine strafbewehrte Unterlassungserklärung und oft Ersatz seiner Anwaltskosten (§ 13 UWG, § 97a UrhG). Wer als Shopbetreiber betroffen ist, findet Hintergründe im Ratgeber Rechtstexte für den Onlineshop. Auch im Mietrecht gibt es die Abmahnung als Vorstufe der fristlosen Kündigung (§ 543 Abs. 3 BGB), dazu mehr unter fristlose Kündigung der Wohnung. Dieser Ratgeber behandelt nur die Abmahnung im Arbeitsverhältnis.

Abmahnung, Ermahnung, Kündigung: der Unterschied

Nicht jede Kritik ist eine Abmahnung. Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Überschrift. Ein Schreiben mit dem Titel „Ermahnung“ kann eine Abmahnung sein, wenn es alle Bestandteile enthält; ein Schreiben mit dem Titel „Abmahnung“ ohne Warnung vor Folgen ist keine.

Merkmal	Ermahnung	Abmahnung	Kündigung
Zweck	Hinweis auf Fehlverhalten	Rüge und Warnung	Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Androhung der Kündigung	nein	ja, für den Wiederholungsfall	entfällt, die Kündigung ist ausgesprochen
Folge für Dich	bereitet keine Kündigung vor	Grundlage einer verhaltensbedingten Kündigung bei erneutem gleichartigem Verstoß	Arbeitsverhältnis endet, wenn Du nicht klagst
Form	keine	keine gesetzliche Form, schriftlich üblich	schriftlich, elektronische Form ausgeschlossen (§ 623 BGB)
Deine Gegenmittel	Gegendarstellung	Gegendarstellung, Beschwerde, Entfernung verlangen, Klage	Kündigungsschutzklage in 3 Wochen (§ 4 KSchG)

Was muss in einer Abmahnung stehen?

Eine wirksame Abmahnung muss so konkret sein, dass Du weißt, was Dir vorgeworfen wird und was Du künftig anders machen sollst. Pauschale Sätze wie „Sie kommen ständig zu spät“ oder „Ihre Leistungen sind mangelhaft“ reichen dafür nicht. Inhaltlich unbestimmte Abmahnungen kannst Du aus der Personalakte entfernen lassen (BAG, 2 AZR 782/11, Rn. 13).

Prüfe Deine Abmahnung an diesen Punkten:

Fehlt die Warnung, liegt keine Abmahnung im Rechtssinn vor, sondern höchstens eine Ermahnung. Fehlt der konkrete Sachverhalt, ist die Abmahnung angreifbar. Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben sind möglich; trifft einer davon nicht zu, muss nach der Rechtsprechung die ganze Abmahnung aus der Akte.

Form, Zugang und wer abmahnen darf

Form: Das Gesetz schreibt für die Abmahnung keine Form vor. Auch eine mündliche Abmahnung ist wirksam. Arbeitgeber mahnen trotzdem fast immer schriftlich ab, weil sie im Streit beweisen müssen, was sie gesagt haben. Ein Tarifvertrag oder Dein Arbeitsvertrag kann Schriftform vorsehen.

Zugang: Die Abmahnung muss Dich erreichen. Wie bei jeder Erklärung trägt im Streit der Arbeitgeber die Beweislast, dass sie zugegangen ist. Deshalb lassen sich Arbeitgeber den Empfang quittieren oder übergeben die Abmahnung vor Zeugen.

Wer darf abmahnen? Nicht nur wer kündigen darf, sondern jeder, der Dir verbindliche Weisungen zu Ort, Zeit und Art Deiner Arbeit erteilen kann, etwa Deine Teamleitung.

Anhörung und Betriebsrat: Eine allgemeine Anhörungspflicht gibt es nicht. Der Tarifvertrag der Länder verlangt aber eine Anhörung, bevor für Dich Nachteiliges in die Personalakte kommt (§ 3 Abs. 6 Satz 4 TV-L), der TVöD enthält keine solche Regel. Zum Tarifrecht siehe Kündigungsfrist im TVöD. Der Betriebsrat muss vor einer Abmahnung nicht beteiligt werden, anders als vor einer Kündigung (§ 102 BetrVG).

Abmahnung: typische Gründe

Abgemahnt werden kann nur ein Verhalten, das Du steuern kannst. Das BAG geht davon aus, dass sich steuerbares Verhalten schon durch die Androhung von Folgen beeinflussen lässt (2 AZR 541/09, Rn. 36). Die Abmahnung darf außerdem den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit nicht verletzen (BAG, 2 AZR 782/11, Rn. 13); bei völligen Kleinigkeiten kann das der Fall sein.

Pflichtverletzung	Beispiel	Hinweis
Unpünktlichkeit	wiederholtes Zuspätkommen, überzogene Pausen	jeder Vorfall mit Datum
Unentschuldigtes Fehlen	Du bleibst ohne Erklärung der Arbeit fern	jeder Fehltag mit Datum
Verstoß gegen Anzeige- und Nachweispflicht bei Krankheit	Du meldest Dich nicht unverzüglich krank	Pflicht aus § 5 Abs. 1 EFZG
Arbeitsverweigerung	Du lehnst eine zulässige Weisung ab	ob die Weisung zulässig war, ist oft der Streitpunkt
Schlechtleistung	wiederholt fehlerhafte Arbeit trotz Einweisung	Abgrenzung zu bloßem Unvermögen schwierig
Störung des Betriebsfriedens	Beleidigung von Kollegen, respektloser Ton	schwere Fälle können ohne Abmahnung zur Kündigung führen
Nebentätigkeit ohne Anzeige	Verstoß gegen eine vertragliche Anzeigepflicht	mehr im Ratgeber Nebengewerbe
Eigenmächtiger Urlaub	Du trittst Urlaub ohne Genehmigung an	kann je nach Fall auch ohne Abmahnung zur Kündigung führen

Krankheit selbst ist kein Abmahnungsgrund. Für eine Erkrankung kannst Du nichts, deshalb darf Dein Arbeitgeber Dich nicht wegen Fehlzeiten abmahnen. Abmahnen kann er aber, wenn Du gegen Deine Pflichten aus § 5 Abs. 1 EFZG verstößt, also die Arbeitsunfähigkeit nicht unverzüglich mitteilst. Als gesetzlich Versicherter musst Du die Bescheinigung nicht selbst vorlegen, aber die Arbeitsunfähigkeit rechtzeitig ärztlich feststellen lassen (§ 5 Abs. 1a EFZG). Mehr im Ratgeber Kündigung während Krankheit.

Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Das BAG nennt vier Fälle, in denen Du die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte verlangen kannst (Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11, Rn. 13). Die Abmahnung ist danach angreifbar, wenn sie

1. inhaltlich unbestimmt ist, also nicht erkennen lässt, welches Verhalten beanstandet wird,
2. unrichtige Tatsachen behauptet, etwa einen Vorfall, der so nicht stattgefunden hat,
3. auf einer falschen rechtlichen Bewertung beruht, zum Beispiel weil das gerügte Verhalten gar keine Pflichtverletzung war,
4. unverhältnismäßig ist, weil die Rüge in keinem Verhältnis zum Verstoß steht.

Daneben kann eine zu Recht erteilte Abmahnung entfernt werden müssen, wenn der Arbeitgeber kein schutzwürdiges Interesse mehr daran hat, dass sie in der Akte bleibt (ebenda, Rn. 13 und 21). Dazu unten mehr.

Typische Schwachstellen: fehlendes Datum, fehlende Warnung, kein weisungsbefugter Absender oder ein Verhalten, das vorher erlaubt oder lange geduldet war.

Abmahnung erhalten: Deine Möglichkeiten

Eine Abmahnung ändert nichts an Lohn oder Aufgaben. Du musst nicht sofort reagieren, solltest aber entscheiden, was Du willst: das Verhältnis entspannen oder Deine Position für einen Streit sichern.

Möglichkeit	Grundlage	Was sie bringt	Worauf achten
Nichts tun	keine	keine weitere Belastung des Verhältnisses; die Abmahnung kannst Du auch später noch angreifen	Beweise trotzdem sichern
Gegendarstellung	§ 83 Abs. 2 BetrVG	Deine Sicht steht in der Personalakte	sachlich bleiben; der Arbeitgeber erfährt Deine Argumente früh
Einsicht in die Personalakte	§ 83 Abs. 1 BetrVG	Du siehst, was über Dich gesammelt ist	ein Betriebsratsmitglied darf Dich begleiten
Beschwerde	§§ 84, 85 BetrVG	Arbeitgeber muss die Beschwerde bescheiden, Betriebsrat kann vermitteln	Beschwerde darf Dir keine Nachteile bringen (§ 84 Abs. 3 BetrVG)
Entfernung verlangen	entsprechend §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (BAG, 2 AZR 782/11, Rn. 13)	unberechtigte Abmahnung verschwindet aus der Akte	schriftlich, mit Begründung
Klage auf Entfernung	Arbeitsgericht	gerichtliche Klärung	im ersten Rechtszug trägt jede Seite ihre Anwaltskosten selbst (§ 12a Abs. 1 ArbGG)

Benachteiligen darf Dich Dein Arbeitgeber nicht dafür, dass Du Deine Rechte in zulässiger Weise ausübst (§ 612a BGB).

Was spricht fürs Abwarten? Kommt es später zur verhaltensbedingten Kündigung, muss der Arbeitgeber im Prozess beweisen, dass die Abmahnung berechtigt war. Eine frühe Gegendarstellung zeigt ihm dagegen schon jetzt Deine Argumente. Was besser ist, hängt von Deinem Ziel und der Beweislage ab.

So gehst Du vor:

1. Abmahnung mit der Checkliste oben abgleichen.
2. Beweise sichern: E-Mails, Dienstpläne, Namen von Kollegen, die dabei waren, Deinen Ablauf mit Datum.
3. Nichts unterschreiben, was über eine Empfangsbestätigung hinausgeht.
4. Entscheiden: abwarten, Gegendarstellung, Entfernung verlangen oder klagen.
5. Gleichartige Verstöße vermeiden, denn sie würden eine Kündigung tragen.
6. Häufen sich Abmahnungen oder liegt ein Aufhebungsvertrag auf dem Tisch, anwaltlich prüfen lassen.

Häufen sich haltlose Abmahnungen gezielt, lies auch den Ratgeber Mobbing am Arbeitsplatz.

Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?

Nein, nicht im Sinne einer Zustimmung. Eine Pflicht, den Vorwurf anzuerkennen, gibt es nicht. Viele Arbeitgeber bitten aber um eine Unterschrift, um den Zugang zu beweisen. Eine reine Empfangsbestätigung („erhalten am …“) kannst Du leisten, ohne Dir zu schaden; mit ihr bestätigst Du nur, dass Du das Schreiben bekommen hast. Steht dort dagegen, dass Du den Vorwurf „zur Kenntnis genommen und akzeptiert“ hast, unterschreibe nicht oder ergänze handschriftlich „nur Empfang bestätigt“. Verweigerst Du jede Unterschrift, kann der Arbeitgeber den Zugang auf anderem Weg beweisen, etwa durch Zeugen. Die Abmahnung wird durch Deine fehlende Unterschrift nicht unwirksam.

Abmahnung: Frist und Wirkungsdauer

Wie schnell muss der Arbeitgeber abmahnen? Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Das unterscheidet die Abmahnung von der fristlosen Kündigung, die nur innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen erklärt werden kann (§ 626 Abs. 2 BGB). Wartet der Arbeitgeber sehr lange, kann sein Recht zur Abmahnung verwirkt sein.

Wie lange gilt eine Abmahnung? Auch hier gibt es keine feste Frist, weder im Gesetz noch in der Rechtsprechung des BAG. Zwei Dinge musst Du trennen:

• Warnfunktion: Nach längerer Zeit ohne erneuten Verstoß kann die Abmahnung ihre Warnwirkung verlieren. Dann muss der Arbeitgeber vor einer Kündigung erneut abmahnen. Wie lange das dauert, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab (BAG, 2 AZR 782/11, Rn. 20 und 35).
• Personalakte: Eine berechtigte Abmahnung musst Du nicht schon deshalb entfernen lassen können, weil die Warnfunktion verblasst ist. Der Anspruch besteht erst, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist. Das ist nicht der Fall, solange die Abmahnung etwa für eine Versetzung, eine Beförderung, das Zeugnis oder eine spätere Interessenabwägung bei einer Kündigung noch eine Rolle spielen kann (BAG, 2 AZR 782/11, Leitsatz und Rn. 21).

Beispiel: Jana wird wegen einer unentschuldigten Verspätung abgemahnt. Danach ist sie mehrere Jahre durchgehend pünktlich. Kommt sie erneut zu spät, wird eine Kündigung allein auf die alte Abmahnung kaum gestützt werden können; der Arbeitgeber müsste erneut abmahnen. Aus ihrer Personalakte muss die Abmahnung deshalb aber noch nicht verschwinden.

Feste Zeiträume wie „nach zwei Jahren ist sie weg“ stehen in keinem Gesetz. Sieht Dein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung eine Tilgungsfrist vor, gilt diese.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Weder das Kündigungsschutzgesetz noch das BGB nennt eine Mindestzahl. In vielen Fällen genügt eine einschlägige Abmahnung: Verletzt Du nach einer ordnungsgemäßen Abmahnung Deine Pflichten erneut, kann regelmäßig davon ausgegangen werden, dass es auch künftig zu Störungen kommt (BAG, 2 AZR 541/09, Rn. 36).

„Einschlägig“ heißt: Der neue Verstoß muss dem abgemahnten gleichartig sein. Eine Abmahnung wegen Zuspätkommens trägt keine Kündigung wegen eines ganz anderen Fehlverhaltens. Bei leichten Verstößen können Arbeitsgerichte mehr als eine Abmahnung verlangen; mahnt der Arbeitgeber dagegen immer wieder ab, ohne Konsequenzen zu ziehen, kann die Warnung an Gewicht verlieren.

Kündigung ohne Abmahnung: Sie ist möglich, wenn eine Verhaltensänderung selbst nach einer Abmahnung nicht zu erwarten ist oder wenn die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass eine Hinnahme durch den Arbeitgeber offensichtlich ausgeschlossen ist, und zwar auch für Dich erkennbar (BAG, 2 AZR 541/09, Rn. 37). Diese Grundsätze gelten auch bei Straftaten gegen das Vermögen des Arbeitgebers; „absolute“ Kündigungsgründe gibt es nicht (ebenda, Rn. 38). Wann eine Kündigung ohne Vorwarnung trägt, erklären die Ratgeber fristlose Kündigung und außerordentliche Kündigung.

Derselbe Vorfall: Hat der Arbeitgeber einen Vorfall abgemahnt, kann er wegen genau dieses Vorfalls in der Regel nicht mehr kündigen. Mit der Abmahnung hat er gezeigt, dass er das Arbeitsverhältnis fortsetzen will (BAG, Urteil vom 19.11.2015, 2 AZR 217/15, Rn. 28).

Ohne Kündigungsschutzgesetz: Gilt für Dich das Kündigungsschutzgesetz nicht, etwa in den ersten 6 Monaten (§ 1 Abs. 1 KSchG) oder in einem Betrieb mit in der Regel 10 oder weniger Arbeitnehmern (§ 23 Abs. 1 KSchG), braucht der Arbeitgeber für eine ordentliche Kündigung keinen Grund und damit auch keine vorherige Abmahnung. Für die fristlose Kündigung bleibt es bei § 626 BGB. Mehr dazu im Ratgeber Kündigungsfrist in der Probezeit.

Wann die Kündigung selbst trägt, erklären die Ratgeber verhaltensbedingte Kündigung und ordentliche Kündigung. Bist Du schon gekündigt, muss Deine Klage innerhalb von 3 Wochen nach Zugang beim Arbeitsgericht eingehen (§ 4 KSchG, siehe Kündigungsschutzklage: Frist).

Abmahnung durch den Arbeitnehmer

Abmahnen kannst auch Du. Zahlt Dein Arbeitgeber zum Beispiel wiederholt das Gehalt nicht oder beschäftigt Dich nicht vertragsgemäß, musst Du ihn in der Regel abmahnen, bevor Du selbst aus wichtigem Grund fristlos kündigst (§ 314 Abs. 2 BGB). Veranlasst der Arbeitgeber die Kündigung durch vertragswidriges Verhalten, schuldet er Dir Ersatz des Schadens, der durch die Beendigung entsteht (§ 628 Abs. 2 BGB). Für Deine fristlose Kündigung gilt ebenfalls die Zwei-Wochen-Frist (§ 626 Abs. 2 BGB).

Für Arbeitgeber: worauf es beim Abmahnen ankommt

Eine fehlerhafte Abmahnung kann eine spätere Kündigung zu Fall bringen, weil Du als Arbeitgeber im Prozess ihre Berechtigung darlegen musst. Prüfe vor dem Abmahnen:

Mustertexte stellen wir bewusst nicht bereit, weil die Formulierung vom Einzelfall abhängt. Recht 24/7 berät Arbeitgeber zum Festpreis und formuliert Abmahnungen auf Wunsch mit Dir.